Por que você deve parar de usar o Excel?

Sempre que um usuário me pede ajuda dizendo uma frase que começa com "Eu tenho uma planilha Excel compartilhada que..." ou "Eu tenho um Excel com uma macro que...", pessoalmente, a primeira coisa que me vem à cabeça é "Você não está usando a ferramenta certa". Você precisa de algo, algo que talvez você nem saiba que precisa (provavelmente um banco de dados ou software) que deve cobrir essa função. E como você sabe se você precisa de outra ferramenta?

Coisas que uma empresa não deve fazer com o Excel

- Faça seus cálculos (estruturas, instalações, infra-estruturas...) em Excel.

- Fazer cotações, gerenciar pedidos, lançar notas de entrega com o Excel.

- Faça, compartilhe e armazene relatórios e relatórios em Excel.

- Gerenciar projetos com Excel, Kanban em Excel, Gantt em Excel.

- Manter o controle do pessoal, absenteísmo, horários e feriados em Excel.

- Armazena informações de clientes e fornecedores no Excel.

- Basear sua contabilidade e seu planejamento estratégico no Excel.

Mas isso não é tudo, aqui estão 6 razões pelas quais você deve parar de usar o Excel e procurar por uma ferramenta que melhor atenda às suas necessidades.

1. O Excel é uma tabela simples. Não há nada que o impeça de digitar acidentalmente na célula errada, ou de mover ou copiar dados e perder dados.

2. A velocidade de uma planilha de Excel não pode ser comparada ao uso de uma ferramenta de desenvolvimento. Operações como buscas em milhares de linhas, que são proibitivas no Excel, são executadas sem esforço em software. Quando você faz uma consulta com o Excel leva em média 3 minutos, enquanto que com outro software você pode fazer a mesma consulta em 0,3 segundos.

3. As planilhas Excel podem ser muito grandes e podem acumular grandes quantidades de dados. Mas mesmo assim, não é nada comparado com o que pode ser armazenado em um banco de dados desenvolvido. Além disso, mesmo que você possa armazenar grandes quantidades de dados no Excel, você não pode gerenciar os dados corretamente, as buscas são lentas e é fácil cometer erros e dar resultados errados.

4. Em uma planilha Excel você não pode realizar nenhuma ação automatizada ou receber alertas internos. O sistema é passivo, ele não o informa ou executa ações, você só pode entrar e preencher/querer dados. Em contraste, um desenvolvimento de software pode contemplar qualquer número de fluxos de trabalho, independentemente de sua complexidade (isto não é possível em uma planilha).

5. Uma planilha Excel nada mais é do que uma tabela. Não importa o quanto você o pinte ou mude suas propriedades, ele nunca pode se comparar com a interface que você pode obter com um App ou uma Web.

6. Em um desenvolvimento de software você define quais usuários ou grupos de usuários têm acesso a quais informações, e quais ações cada um deles pode realizar.

Esta segurança não é possível com uma planilha Excel. A planilha Excel é um adversário difícil de ser vencido. Primeiramente, porque seu uso está enraizado no usuário. Eles sentem que podem personalizá-lo, configurá-lo de acordo com suas necessidades. É simples, é familiar, eles se sentem confortáveis em usá-lo. O problema não é a planilha Excel, que é um programa realmente grande e poderoso (vamos lá, eu finalmente reconheci que, no fundo, eu também amo isso).

O problema é o uso e abuso das planilhas Excel. Como diria minha mãe, quando você só tem uma vara, de repente tudo parece ser um gancho. Planilhas são, em resumo, programas que nos permitem montar "pequenas utilidades" rapidamente. Toda vez que alguém usa uma planilha Excel, é porque um programa (ou, aliás, um desenvolvedor) não lhes deu o que eles precisam. A planilha do Excel é o recurso a que você recorre quando não tem "nada melhor".

Portanto, em uma estrutura de melhoria contínua, a planilha Excel será sempre um dos elos fracos e será inevitavelmente eliminada.

Além de cálculos rápidos ou fazer um par de gráficos, não devemos precisar usar planilhas Excel. Também pode ser útil como um esboço, ou primeira solução, do que mais tarde se tornará um desenvolvimento específico, mas uma planilha de cálculo nunca deve ser considerada como uma solução permanente. Muito menos como uma solução ótima ou desejável. Naturalmente, sob nenhuma circunstância você deve basear os processos fundamentais do seu sistema de negócios em planilhas Excel.